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科技档案数字化管理探索

【摘要】随着数字化、信息化和数据库技术的不断发展和成熟,交通工程科技档案管理数字化正成为主流方向之一。建立交通工程科技档案数字化管理,能提高管理效率和管理质量,从而为交通工程改扩建和维护提供全面高效的档案依据及优质服务。

【关键词】交通工程科技档案;数字化;管理

当前正处于交通工程科技档案管理技术改革的关键时期,伴随着交通工程建设不断发展,数字化、信息化和数据库技术的成熟,有必要对传统的交通工程科技档案管理模式和管理向数字化进行探讨,利用现代数字技术建立数字档案并进行科学化管理和深层次的开发。采用数字化与传统纸质档案并存管理相结合的手段,提高交通工程设计、施工、监理建设全过程和维护等方面的信息收集建档,提高档案管理效率和利用水平。

一、交通工程科技档案数字化管理的意义

(一)有利于促进档案管理工作良性循环。数字化管理是今后档案管理的必然趋势,在针对交通工程科技档案进行管理的过程中,利用数字技术和数据库可以促进档案管理工作良性循环。同时,在交通工程科技档案管理过程中采用科技手段建立数字档案,不仅可以为档案管理工作提供便利条件和提高档案管理质量,而且可以有效提升档案查询的快捷服务和增加档案查阅者的满意度。此外,交通工程科技档案数字化更有利于档案的永久保存,档案管理工作良性循环有显效。(二)有利于档案信息管理系统的开发和充分利用。交通工程科技档案数字化建设,利用科技手段促进档案资料信息管理系统的开发和充分利用,同时提高档案管理水平和推动档案管理趋向市场化创造条件,可以把档案数据库保存到云端服务商,部分不涉密的档案可以向社会公众开放,这样交通工程科技档案不仅仅是项目工程的重要组成部分,同时也是社会信息的重要组成部分。交通工程科技档案数据化的发展可以在一定程度上促进数字技术的进步,相关的档案管理部门也可以借助交通工程科技档案数字化进行深度开发。但是值得注意的是,在对交通工程科技档案进行市场化推广的过程中,一定要注意知识产权保护,相关责任单位和部门始终要秉承和遵守我国的知识产权规定和重要机密资料保密规定。严禁将一些属于机密范畴的档案资料纳入市场推广范畴。

二、交通工程科技档案数字化发展存在的问题

(一)交通工程科技档案归档不及时。交通工程科技档案资料至少需要保存两套,一套留存在建设单位之中,供建设单位后期管养使用;另外一套需要上交给相关档案行政管理单位,档案行政管理单位还要对已归档的档案进行验收,同时档案必须按规定备份处理。就目前实际归档情况,从档案载体看纸版档案比重较大,数字化建档缓慢,工程技术资料归档不及时、分类建档滞后,往往工程交付使用后,因工程结算和竣工验收不及时,档案很难与工程竣工验收同步完成,导致档案收集、整理、归档、编研及检索利用不便,备份没与建档同步也时有发生,为工程科技档案的管理工作埋下了隐患。(二)交通工程科技档案前期管理薄弱。交通工程从项目立项到建设设计、施工和建成投入使用涉及多个阶段、多个专业,建设过程耗时长,档案形成周期长、时间跨度大,每个阶段产生大量的档案资料且内容复杂,同时建设前期档案管理工作意识薄弱,制度不完善,导致工作过程中存在档案资料缺失甚至遗失,以上种种因素都容易对整体的交通工程资料收集建档产生影响。鉴于此,相关行政部门认识到交通工程科技档案的重要性,出台了相关文件进行规范,加强过程检查和建档验收,避免因工程建设周期长或者工作人员变动导致工程资料丢失和资料凭空编造等现象发生。(三)数字化档案应用便利与安全隐患并存。档案数字化作为一种新的技术管理手段,还处于探索阶段,但此前已做了许多工作,就是把纸质档案转换成图片保存。科技档案建设要走向数字化和建立数据库,并利用第三方提供的云服务,还有待政府的支持和企业的努力。科技档案数字化建设必定给我们带来方便和快捷,为工程维护管理提供最优质服务,但也存在安全隐患,需要通过技术手段和制度约束消除隐患。在做好档案安全防护之外,针对涉及机密的文件,按分级原则必须由专人负责加强管理。同时,相关的行政档案管理部门还要对档案安全进行定期和不定期检查,避免档案管理系统和数据库被攻击,防止机密信息数据泄漏或数据库遭受破坏。

三、交通工程科技档案数字化管理措施

(一)解放思想、转变观念、勇于创新、把握机遇。交通工程科技档案属于建筑行业中的重要信息数据源,对促进我国交通建设行业的发展有着非常突出的作用,相关单位已经采取必要手段做好其开发和利用工作。长期以来,交通工程科技档案管理工作都属于我国行政事业范畴,依靠国家的统一财政拨款进行,其主要工作是围绕工程技术档案资料的查询和借阅展开。但是随着事业单位改革步伐的加快,交通工程科技档案管理也逐步趋于市场化发展。鉴于此,如果想要促进交通工程科技档案管理工作改革,一定要解放思想,转变落后的管理观念,利用数字化、信息化和数据库提供高效优质服务。(二)交通工程科技档案数字化管理的开发。为进一步提高档案管理工作的质量、效率和服务,有必要充分利用现有科技成果,将原有的档案管理模式以及管理结构转到数字化和数据库方向,尽管还存在投入需增加、数据化方向意见分歧和法律的滞后等问题,但先进的技术就是生产力,是历史发展的趋势,值得探索和讨论研究。例如档案管理部门在传统的交通工程技术资料档案管理过程中,主要工作多集中在工程技术档案资料管理结构技术上,档案数字化建立后,借助云服务提供商(如阿里巴巴云服务,安全等级高,访问不堵)或托管服务器建立交通工程科技档案数字化数据库,为档案内容进行备份,解决档案查询借用出入库等繁杂工作,降低工作强度,提高工作效率和服务水平。通过这样的管理模式,使交通工程科技档案数字化管理工作更趋于多元化发展。(三)交通工程科技档案市场管理的开发。结合前文可知,交通工程科技档案信息的市场化发展是必然趋势。在市场化推动下,不仅可以带动数字化档案服务企业的发展,同时也可以进一步提高交通工程技术资料档案的管理服务水平。例如,在对工程技术资料档案进行信息化开发的过程中,首先可以按照档案的内容和类别将其组成不同组别的信息体系,然后再根据市场需求和服务对象的实际需求为其提供对口和专业的工程资料服务内容。一般情况下,交通工程技术资料的服务对象多为交通工程建设单位、设计企业、交通路线导航企业、高校和科学研究等单位。同时,档案管理单位还应该针对服务对象的类别建立多层次的信息服务平台,进而更好地为市场需求服务。但是需要注意的是,由于工程技术资料档案的信息化开发是一个非常庞大的工程,在开发的过程中需要兼顾方方面面,鉴于此,在实际的信息化开发过程中,相关的管理部门必须要制定符合国家法律法规要求的信息数据交换规则和标准,并按照统一的数据标准对各类信息进行处理,将不符合标准的数据信息特别是需保密的信息剔除在外。(四)交通工程科技档案数字化管理内容。1.交通工程科技档案数字化标准建设。为有效提高交通工程科技档案数字化,标准建设是关键,标准建立后,数字档案根据标准整理采集来建立数字化档案,在数字档案基础上进一步建立数据库,建立科学的数据库后,提供高质量高水平的服务。因此,交通工程科技档案数据标准化建设是重中之重。在开展标准化建设过程中,必须有档案行政管理部门参与,建立具有行业领先和权威的标准。2.交通工程科技档案数字化管理制度建设。开展数字化档案建设,严格管理制度必须同步建立。内容有:档案的收集、分类、编制建档工作;出库入库管理;查询借阅归还管理;档案信息安全管理;保密信息分级管理;档案信息系统使用管理;档案工作人员职业培训等。通过制度管事,通过制度管人,通过制度落实数字档案的安全管理和服务正常运行。3.引入先进的数字化管理体系。结合前文可知,交通工程科技档案数字化管理,开发建设是一个非常复杂的工程。在实际的档案管理工作中,不仅要采用数字化科技手段,还要引入先进数字化管理硬件和软件来建立数字化档案体系,结合实际的工程科技档案情况开发出相应的数字化管理平台。数字化管理平台建立后,不仅可以实现交通工程资料的便捷查询,同时也可以利用互联网技术向社会提供服务。(五)交通工程科技档案数字化管理要有高素质的人才。做好交通工程科技档案数字化管理工作需要人才。随着交通工程科技档案数字化管理的推进,特别是在数字化信息时代,数字化知识不断更新、计算机网络和信息化不断应用,档案管理数字化提高。不仅要求工作人员政治素质高,并具有工作细心、耐心、无私奉献的职业品德,而且更需要有专业管理人才。在实践工作中,要重视档案管理专业人员的待遇,解决他们的合理诉求,吸引有能力、有专长的人才加入。同时做好相关知识和技能培训,并对员工进行定期考核,提高档案专业人员的综合素质。加大硬件设备和档案管理软件研发的投入,提高档案专业管理人员的成就感。通过这样的方式,最大限度地为交通工程科技档案数字化的持续推进和提升作出贡献。

四、总结

综上所述,目前交通工程科技档案数字化管理与国家科技发展已经成为必然趋势。为了进一步推动我国交通工程科技档案数字化管理质量和水平,首先需要对交通工程科技档案数字化管理中存在的各类问题进行逐步解决,然后结合实际工作采取相应的管理措施,创新管理理念档案数字化是方向,利用现代科技,建立档案数字化技术管理体系,强化科技档案数字化管理信息安全工作,逐步提高我国交通工程科技档案数字化管理能力,提升服务质量。

【参考文献】

[1]李海涛,甄慧琳.档案数字化外包项目管理现状问题及对策研究——以广州市调研为例[J].档案学研究,2019(6).

[2]王倩,刘晓华.新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].现代国企研究,2019.

[3]范彩萍.水利工程纸质档案数字化扫描存在问题及对策——以宁夏中南部城乡饮水安全水源工程档案数字化扫描为例[J].科技资讯,2019(25).

作者:原春红 单位:广东省交通规划设计研究院股份有限公司

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